Kejujuran administratif merupakan syarat mutlak dalam penyelenggaraan ajang olahraga mahasiswa di tingkat mana pun. BAPOMI Nias memandang serius isu mengenai legalitas peserta, sehingga mereka menetapkan prosedur validasi yang sangat ketat bagi setiap pendaftar. Langkah ini dilakukan untuk menutup celah terjadinya kecurangan berupa penggunaan atlet luar atau atlet profesional yang bukan lagi berstatus sebagai pelajar di perguruan tinggi. Melalui verifikasi yang mendalam, BAPOMI ingin memastikan bahwa panggung kompetisi benar-benar diperuntukkan bagi mereka yang sedang menempuh jalur akademik secara resmi, demi menjaga kemurnian prestasi olahraga kampus.
Pengecekan terhadap status mahasiswa aktif dilakukan dengan menyinergikan data internal kampus dengan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti). Hal ini penting karena syarat utama untuk mengikuti kegiatan BAPOMI adalah kepemilikan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) yang masih terdaftar dan tidak sedang dalam masa sanksi akademik atau sudah lulus. Tim verifikator di Nias bekerja secara teliti untuk memeriksa setiap detail dokumen, mulai dari Kartu Rencana Studi (KRS) terbaru hingga surat keterangan resmi dari pimpinan perguruan tinggi masing-masing. Tanpa bukti yang sah, calon peserta akan langsung didiskualifikasi dari daftar kepesertaan demi menjaga keadilan bagi peserta lainnya.
Setiap lomba yang diadakan di bawah naungan BAPOMI harus menjadi wadah yang sehat untuk berekspresi. Masalah validitas data sering kali menjadi perdebatan yang merusak konsentrasi atlet jika tidak diselesaikan sejak dini. Oleh karena itu, BAPOMI Nias melakukan proses penyaringan ini jauh-jauh hari sebelum jadwal pertandingan dimulai. Hal ini juga berfungsi untuk memberikan waktu bagi para atlet yang mungkin memiliki kendala teknis pada data mereka di sistem pusat untuk segera melakukan perbaikan. Dengan transparansi di awal, potensi protes dari tim lawan mengenai keabsahan pemain dapat diminimalisir, sehingga panitia dan atlet dapat fokus sepenuhnya pada aspek teknis pertandingan.
Kepulauan Nias yang secara geografis terpisah dari daratan utama memiliki tantangan tersendiri dalam pengawasan mobilitas atlet. Namun, BAPOMI Nias membuktikan bahwa keterbatasan jarak bukan penghalang untuk menerapkan standar profesionalisme yang tinggi. Koordinasi intensif dilakukan dengan seluruh kampus yang tersebar di wilayah Nias agar mereka memiliki standar yang sama dalam mengirimkan delegasi. Validasi ini juga mencakup batas usia yang telah ditentukan dalam regulasi nasional, sehingga tidak ada mahasiswa yang sudah melampaui batas umur yang diperbolehkan tetap ikut bertanding. Kedisiplinan ini diharapkan dapat meningkatkan reputasi olahraga mahasiswa Nias di tingkat provinsi.
